Все статьи

ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ <<---  --->> ВРЕМЯ и СТИЛЬ ЖИЗНИ

Никакого идеального плана не существует. Да и просто хороший план действий удастся создать далеко не с первой попытки. Более того, планирование — не разовая акция, которую достаточно проводить время от времени. Все люди занимаются планированием, так или иначе. Даже самые безалаберные и неорганизованные порой ощущают потребность каким-то образом спрогнозировать собственное будущее. Для того чтобы жизнь действительно изменилась в желательном для вас направлении, вы должны привыкнуть к тому, что планирование отныне станет не отдельной процедурой, а неким «фоновым» процессом, протекающим в вашем сознании постоянно. Планирование как специальная процедура тоже необходимо. В вашем расписании должен быть такой отдельный пункт - планирование. Скажем, по воскресеньям вы всегда выделяете один час на то, чтобы подвести итоги прошедшей недели, уточнить свои цели и задачи, а также распределить по степени важности дела на предстоящую неделю. Это — предварительное планирование. Кроме того, каждое утро вы посвящаете пятнадцать минут ежедневному планированию — составлению более конкретного плана своих дел с учетом возникающих каждый день обстоятельств, не упуская из виду стратегический еженедельный план. Но этого недостаточно. Всё течет, всё изменяется и каждый день ставит перед нами новые условия, новые проблемы, требующие своего решения. Нередко случается, что тщательно продуманный заранее план оказывается невыполнимым в каких-то деталях, а иногда и полностью. Главный секрет успеха — не в том, чтобы научиться составлять идеальные, абсолютно надежные планы (ибо это невозможно), а в том, чтобы сохранять в себе готовность перестраиваться, при необходимости вносить коррективы в свой план, не теряя при этом из виду стратегических целей, тех «маяков», на которые вы должны ориентироваться, невзирая на давление внешних обстоятельств.

Теоретически все знают зачем необходимо планирование. Почему же на практике люди этого не делают? Основное возражение заключается в том же отчаянном протесте: «Но ведь на это совершенно нет времени!» То есть, вроде бы, в нагрузку к тем делам, которые вы и так не успеваете сделать, на вас «навешивают» еще одно — вот это самое планирование. Тем не менее придется смириться с непреложным фактом: предварительное планирование — единственная возможность сократить временные потери. Поначалу, когда вы только приступаете к освоению искусства тайм-менеджмента, предварительное планирование действительно может занимать порядочное количество времени. Но постепенно вы будете набираться опыта и этот процесс всё в большей степени станет протекать автоматически: вам и в самом деле достаточно будет десяти минут утром или вечером, чтобы наметить основные «опорные пункты» на день. Всё остальное планирование будет протекать в том самом «фоновом режиме». Уже на начальных этапах, когда планирование еще будет занимать у вас порядочное количество времени, вы почувствуете преимущества нового подхода к делу.  Несмотря на то, что вы увеличиваете список необходимых ежедневных дел, добавляя к ним пункт «планирование», вы заметите, что успеваете сделать больше, чем прежде, — и с меньшим напряжением. Секрет даже не в том, что ваши планы с первой же попытки получаются очень правильными и разумными — вы еще только начинаете осваивать искусство планирования. Но вы уже взяли свою жизнь под контроль: следите за тем, куда и каким образом расходуете время, больше не позволяете обстоятельствам по-хозяйски распоряжаться вашими ресурсами.

Что учитывать при составлении расписания? Разумеется, планирование — это не построение воздушных замков. У этого процесса есть конечный результат, вполне материальный — это ваше расписание. Возможно, оно «по старинке» будет записано в блокноте-ежедневнике. Может быть, вы, как и тысячи других достаточно деловых людей, оцените преимущества компьютерных программ, специально предназначенных для этих благих целей — составления расписания и учета собственного времени. Наиболее важное, принципиальное достоинство хорошего расписания заключается в том, что оно скроено точно по вашей мерке, отвечает именно вашим потребностям. Приступая к составлению расписания, скажем, на неделю, первым делом расставьте в нем самые важные, первоочередные задачи. Несмотря на то, что вам действительно нужно каждый день проверять свой почтовый ящик и отвечать на письма, не начинайте работу над расписанием с этой рутинной процедуры. Начинать нужно с приоритетов — на то они и приоритеты. И дело не в количестве часов, выделенных для дела, а в том, каким образом распределялись дела при составлении расписания.

Выполнение важной задачи стоит в одном ряду с второстепенными делами, втиснуто между ними — и в результате оказывается погребенным под ежедневной «текучкой». Поэтому при составлении расписания придерживайтесь основного принципа: начинайте с выделения достаточно больших отрезков времени на выполнение главных, приоритетных задач. Поначалу, пока вы еще не приобрели значительного опыта в управлении своими делами, лучше действовать с запасом. Возможно, вы будете отводить на свои главные задачи слишком много времени — но это лучше, чем наоборот. Проанализируйте свой обычный, «среднестатистический» рабочий день, подумайте, на какое время лучше всего назначить работу над приоритетной задачей. За этой работой в расписании не должно следовать дело, которое нельзя будет отложить на чуть более поздний срок. Проведенный учет времени позволяет вам увидеть возможные «перекосы» в вашем образе жизни. Впрочем, если какая-то сфера деятельности значительно «перевешивает» другие, вы наверняка прекрасно знаете об этом и без точных измерений времени. Но если вы вели учет своим делам, то результаты, изложенные в письменном виде, дают вам более наглядную картину.

Еще одна отличительная черта хорошего расписания  состоит в том, что оно не является чрезмерно жестким. В нем есть несколько «окон». Понятно, что как бы хорошо вы ни спланировали свой день, вы не застрахованы от неожиданностей: внезапно у вас могут появиться какие-то незапланированные, но действительно неотложные дела. Кроме того, и в ходе выполнения своих запланированных заранее дел вы можете столкнуться с препятствиями, не поддающимися вашему контролю. Пока вы пытаетесь планировать дела «на глазок», вам, скорее всего, не удается добиться равновесия, как бы вы к этому не стремились. Поэтому старайтесь вводить какие-то ограничения. Никакой «просвет» сам по себе не возникнет — всегда найдутся еще какие-то дела, срочные и не очень, важные и ненужные. Если расписание составлено жестко, в нем нет никаких свободных промежутков, любой сбой в программе  может пустить под откос весь тщательно продуманный день. Ведь время — субстанция непрерывная. Опоздание на пятнадцать минут утром сдвинет все дела, назначенные на день, и дальше нарушения расписания будут нарастать, подобно снежному кому. В результате вы опять окажетесь в хаосе невыполненных дел. Чтобы избежать этого, заранее учитывайте возможность подобных «внезапностей». Одного лишь обеденного перерыва на целый рабочий день мало. Оставляйте «окошки » свободного времени между разными делами.

Специалисты по тайм-менеджменту советуют отводить на «окна» 40% общего рабочего времени. Вам кажется, что этого многовато? На самом деле, соотношение 60:40 является совершенно реалистичным. Ведь эти 40 % «свободного » времени вы тоже в результате потратите на работу. Эти часы представляют собой необходимое вам пространство для маневpa, служат гарантией тому, что вы не окажетесь погребенными под лавиной срочных дел, которые вам никак не удается выполнить. Возможно, поначалу вам будет трудновато планировать время так, чтобы соблюдалось указанное соотношение: Будучи занятым человеком, вы будете до предела заполнять свой рабочий день необходимыми делами. Тем не менее всеми силами стремитесь к тому, чтобы уместить всё запланированное именно в 60 % рабочего времени. С каждым днем приближайтесь к этой цели. Обращайте внимание на приоритетность задач, безжалостно избавляйтесь от ненужных пунктов в своем расписании. Не забывайте делегировать свои полномочия — поручать другим людям дела, которые, строго говоря, вовсе и не входят в круг ваших обязанностей.

У вас есть цели, задачи, планы и расписание — но ведь они есть и у других людей! И, разумеется, ваши задачи и планы могут вступать в противоречие с планами окружающих. К сожалению, мы далеко не всегда готовы встать на точку зрения другого человека. Когда мы планируем свое время, мы забываем о том, что тем же самым заняты и окружающие. Между тем любой пункт расписания, связанный с другими людьми, нужно оценивать с двух сторон: не только «когда мне удобнее всего этим заниматься?», но и «когда мой партнер будет готов заняться этим делом?». Может быть вы знаете, что ваша работоспособность неодинакова в разное время суток. И это тоже крайне желательно учитывать при составлении расписания. К сожалению, многие занятые люди обращают слишком мало внимания на собственные самочувствие и биоритмы. Есть привычка, давно устоявшееся правило — работать с девяти и «до упора». Многие даже не имеют представления о том, кем на самом деле являются — «жаворонками» или «совами».

Попытки действовать наперекор своим естественным ритмам никогда не доводят до добра. Конечно, можно искусственно взбадривать себя литрами кофе или крепкого чая. Такая стимуляция может на некоторое время повысить работоспособность в те часы, которые, в соответствии с биоритмами, вам следовало бы потратить на отдых. Но имейте в виду: за искусственно вызванным подъемом работоспособности следует более глубокий и длительный упадок сил, чем обычная, своевременная усталость. Поэтому лучше все-таки не пытаться «переломить» себя, а научиться жить в гармонии с собственным организмом. Скорее всего, не все пункты вашего ежедневного плана удается выполнить. Остаются неизбежные «хвосты». Один из ключевых секретов хорошего расписания и эффективного управления временем в целом — рациональный подход к таким «хвостам». В конце недели просмотрите свои ежедневные записи, обращая особое внимание на те дела, которые так и остались незавершенными или даже не начатыми.

Как можно поступить с подобными «хвостами»? Возможно несколько вариантов. Может быть, за прошедшие дни поставленная задача каким-то образом разрешилась сама собой. Возможно, она по-прежнему сохраняет свою актуальность и значимость. Подумайте, что мешало вам выполнить это дело на протяжении рабочей недели, и при необходимости переведите его в разряд приоритетных — начните именно с него составление расписания на следующую неделю. А может быть, неуспех в выполнении этой задачи свидетельствует о том, что она была попросту лишней: вы внесли ее в свой план по каким-то причинам, которые при более внимательном и критическом рассмотрении утрачивают свою обоснованность. Помните правило «пяти минут»? От лишних дел нужно избавляться решительно и безжалостно! Если вы честно признаетесь себе, что и в ближайшие дни не готовы выделить время для решения этой задачи, не стоит привычно вписывать ее в новое расписание «на всякий случай» — вдруг да выпадет минутка полного безделья и до «хвоста» дойдут, наконец, руки? Если вы уже уверенно чувствуете, что этого не случится, — вычеркивайте этот пункт раз и навсегда! И конечно, завершая «разбор полетов», не забудьте похвалить себя за достигнутые успехи. Вообще, приступая к работе над расписанием на следующую неделю, поразмыслите заранее — чем вы могли бы вознаградить себя за хорошую работу? Не нужно думать, что похвалы и подарки самому себе — это несерьезно. Всякий честный труд заслуживает награды.