Все статьи
ВРЕМЯ и СТИЛЬ ЖИЗНИ
<<---
--->>
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ПРОГРАММЫ для ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ
Нужно выбрать себе
инструмент
для планирования времени, который поможет вам отслеживать весь
ход вашей жизни и деятельности и выполнение конкретных задач.
Для того чтобы отслеживать все те отдельные задачи, которые вы
собираетесь выполнить в пределах каждой из зон деятельности, вам
нужен подходящий инструмент для планирования и управления
временем. Существует множество альтернатив: блокноты,
органайзеры, тайм-менеджеры, календари, электронные
планировщики, записные книжки. Как выбрать то, что подойдет именно вам?
Если в прошлом вы пытались пользоваться одним из таких
инструментов для планирования времени, но отказались от него
потому, что он не помогал вам, возможно, вы совершили одну из
этих трех распространенных ошибок:
1. Вы не
подобрали такой инструмент планирования времени, который был бы
удобен и подходил лично вам.
2. Вы не
потратили достаточно времени на изучение его особенностей и
специфических функций и на то, чтобы научиться пользоваться ими.
3. Вы не сделали этот инструмент единственным местом
регистрации своих планов, дел и встреч, чтобы полагаться
только на него и доверять ему.
Хороший
планировщик становится продолжением вас самих, поэтому вы должны
выбрать его правильно. Чтобы выбрать инструмент планирования
времени, прежде всего задумайтесь о том, какие его особенности и
качества вам бы понравились, посмотрите, что предлагает рынок, а
затем приобретите что-нибудь и попробуйте воспользоваться
функциями этого инструмента, чтобы адаптировать его для своих
целей. Независимо от того, какой именно инструмент планирования времени
вы выберете, очень важно, чтобы вы следовали правилу
исключительности выбора: этот инструмент должен стать
единственным и постоянным местом, где вы регистрируете все ваши
дела, задачи и встречи. У вас одна жизнь — и у вас должен быть
один планировщик времени. Когда у вас один планировщик в
компьютере, другой — в сумке, а на холодильнике — календарь с
заметками и напоминаниями, процесс планирования времени
становится громоздким и сбивает вас с толку. Когда вы переносите
информацию из одного места в другое, время от времени важные
данные неизбежно теряются.
Вы должны полагаться на один планировщик и хранить в нем
информацию обо всех своих планах, делах и встречах. Поскольку
идеального и совершенного инструмента для планирования времени
не существует, вы должны выбрать такой планировщик, который
подходит вам больше всего.
Есть четыре основных вида планировщиков:
• Настольные и
настенные календари.
•
Специализированные планировщики в форме записной книжки (или на
основе взаимозаменяемых бумажных бланков): блокноты,
органайзеры, тайм-менеджеры.
• Компьютерные
программы для планирования времени.
• Портативные
электронные устройства: электронные планировщики, органайзеры и
записные книжки.
Чтобы выяснить,
которым из них вам стоит воспользоваться, начнем с оценки ваших
индивидуальных склонностей и предпочтений. Зрительно-осязательный тип. Люди, относящиеся к
зрительно-осязательному типу, считают наиболее удобными бумажные
планировщики. Вот некоторые признаки того, что вы относитесь к
этому типу людей:
• Вам легче
всего думать, когда под рукой есть перо и бумага, записывая свои
основные мысли.
• Вы легче
запоминаете, если излагаете информацию в письменном виде.
• Вам нравится
перелистывать страницы записной книжки или блокнота взад-вперед,
чтобы увидеть или восстановить последовательность развития
событий во времени.
• У вас есть
привычка помнить, в каком именно месте страницы вы записали
нужные данные. ("Я записывал номер ее телефона справа внизу, на
уголке страницы".)
• Вы
составляете списки дел в соответствии со своими ассоциациями или
группируя их по темам (что надо купить, кому необходимо
написать, куда позвонить), а не в соответствии с их
очередностью, приоритетом и хронологическим порядком.
• Вы храните
свои старые записные книжки и любите просматривать их много лет
спустя.
• В целом вы
считаете компьютерные технологии планирования времени
неуклюжими, громоздкими и требующими слишком много времени.
Линейно-цифровой тип. Напротив, если вы относитесь к
линейно-цифровому типу людей, вам, скорее всего, понравится
электронный планировщик времени. Вот некоторые признаки вашей
принадлежности к линейно-цифровому, а не к
зрительно-осязательному типу людей:
• Вам легче
думать, набирая текст на клавиатуре компьютера или на пишущей
машинке.
• Вы, скорее
всего, будете искать нужное слово по имени, по первой букве или
по цифре, чем пытаться вспомнить, где вы записали информацию,
которую ищите.
• Вам
достаточно посмотреть на лист или на экран, отображающий день
или неделю, чтобы увидеть перспективу и представить себе события
в хронологической последовательности.
• Вы чаще всего
запоминаете запланированные задачи по дате, дням недели, времени
суток. ("Концерт состоится во вторник, через два дня после дня
рождения моего мужа, в воскресенье, двадцать шестого числа".)
• Вы думаете и
группируете предметы в соответствии с их очередностью,
приоритетом и хронологическим порядком, а не в соответствии с
ассоциациями или с определенными общими тематическими
свойствами.
• У вас нет
необходимости оглядываться на то, что вы сделали за прошедшие
несколько дней, чтобы планировать, что делать сегодня или в
течение предстоящей недели; вы держите в уме те дела, которые
нужно перенести на следующий день.
• Вы не
чувствуете никаких неудобств при обращении с компьютерами или
электроникой.
Если вы относитесь к зрительно-осязательному типу людей, у вас
есть два основных варианта выбора: настольные и настенные
календари или планировщики на бумажной основе. Какой из них вы
выберете, зависит от того, насколько велик тот объем информации,
с которым вы работаете, и насколько мобильными должны быть вы
сами. Настольные и настенные календари, содержащие сетку
времени, разбитую по месяцам, неделям и дням недели, достаточно
удобны. Есть два обстоятельства, при которых настольный или
настенный календарь может использоваться в качестве важного
компонента вашей системы планирования и управления временем.
1. Если вы
постоянно работаете в одном и том же месте (помещении) и ваше
расписание достаточно просто организовано, для успешного
планирования вы можете пользоваться автономным календарем.
2. Вы можете использовать ваш настенный календарь в качестве
средства коммуникации. Это прекрасно работает в семьях, где
каждый член должен иметь возможность отслеживать планы других.
Назначьте одного из членов семьи "хранителем календаря", и он
будет вести его, уточняя и согласовывая с остальными их домашние
обязанности и планы на будущее в конце каждого дня.
Настенные календари как системы для тайм-менеджмента имеют,
однако, два серьезных недостатка. Во-первых, они не подходят для
составления и записи списка текущих дел. Текущие задачи
взаимосвязаны с вашим календарем, поскольку, планируя каждую
задачу, которую вы хотите выполнить, вы должны спросить себя,
когда приступить к ней. Во-вторых, вам будет не совсем удобно
носить настенный календарь с собой. Следовательно, вы
по-прежнему будете нуждаться в планировщике, и у вас возникнут
трудности, если будете записывать свои планы и задачи и в
настольном (настенном) календаре, и в планировщике. Выберите
что-нибудь одно; в большинстве случаев это будет ваш
планировщик, поскольку он более удобен и эффективен.
Планировщики на бумажной основе. Эти, ставшие уже
классическими, инструменты успешно помогают очень многим людям
даже в наш век высоких технологий. Вам не придется тратить много
времени, чтобы научиться работать с ними, и занесение информации
в них является естественным процессом. Вам не нужна
электрическая сеть или батарейки. Более того, если вы хотите
составить список дел или запланировать встречу, не нужно ждать,
пока ваш инструмент включится и загрузится: вы просто делаете
короткую запись в своем планировщике. И еще вы можете легко
настраивать свою систему планирования, используя только те виды
страниц и бланков, которые вам нужны, удалив из органайзера все
остальное. Недостатком здесь является то, что, если вы потеряли
такой планировщик, это причинит вам много неприятностей и
хлопот. Здесь нет простых способов дублирования информации на
экстренный случай ее потери. Кроме того, если кто-то другой
нуждается в доступе к вашему графику работ или к информации, вам
сложнее поделиться ею с таким человеком. Самый большой
недостаток таких планировщиков состоит в том, что, если у вас
очень много информации для занесения в него, он становится
слишком объемным и тяжелым. Для людей, которые много
путешествуют, это может стать поводом для беспокойства.
Наилучшей альтернативой будет приобретение компактных и хорошо
структурированных моделей таких планировщиков.
|