Все статьи

КОМПЬЮТЕРНЫЕ ПРОГРАММЫ для ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ <<--- --->> ЭЛЕКТРОННЫЕ ОРГАНАЙЗЕРЫ

Портативные электронные планировщики - это легкие, компактные устройства, способные хранить большой объем информации. В их число входят очень простые и недорогие электронные органайзеры, и более дорогостоящие личные электронные секретари (personal digital assistant, PDA), и весьма дорогие портативные персональные компьютеры, которые ничем не уступают персональным компьютерам и ноутбукам. Базовые модели PDA содержат календарь, списки текущих задач, телефонные и адресные книги и обладают функциями для записи заметок и графической информации. Самые совершенные модели "палм-топов" могут выполнять практически все те функции, что и персональные компьютеры, но в меньшем объеме.

Основные преимущества таких устройств — небольшие размеры, малый вес и способность хранить большой объем информации. Кроме того, они экономят время, которое вы тратите на ввод информации. Большинство электронных органайзеров и PDA позволяют вам, однажды введя в календарь данные, просматривать их в разных форматах и масштабах времени — в масштабе одного дня, недели и месяца — одним нажатием кнопки. Вы легко можете запрограммировать ваш электронный планировщик на внесение в расписание периодически повторяющихся событий. Вместо того чтобы каждую неделю записывать в своем блокноте "Понедельник, утро: совещания по продажам" — пятьдесят два раза в год, вы можете ввести эту информацию один раз, и одним нажатием кнопки в ваше расписание будут внесены соответствующие добавления до конца года. Электронные органайзеры и PDA также позволяют вам производить поиск и отбор информации по ключевым словам или цифрам. К недостаткам всех электронных органайзеров можно отнести то, что их использование требует больше времени, чем обычно необходимо для беглого просмотра страниц в обычных бумажных планировщиках или на запись в них текущей информации. Кроме того, чтобы научиться пользоваться PDA, требуется время, поэтому многие используют их просто в качестве электронных записных книжек.

Планировщики на бумажной основе. Удобства:
• Нет необходимости изучать программное обеспечение
• Запись информации производится естественным и удобным способом.
• Нет необходимости беспокоиться об электропитании.
• Вы можете легко перелистывать страницы, чтобы получить общее представление о своих делах.
• Вы можете хранить использованные листы и бланки на полке, чтобы всегда иметь возможность обратиться к ним.
• Вы можете производить поиск и отбор информации по ключевым словам или цифрам.
• Вы можете легко группировать и трансформировать данные.
• Легко создавать резервные копии информации.
• К вашей информации с помощью сети могут получить доступ другие люди.

Недостатки:
• Нет возможностей автоматического поиска информации.
• Есть возможность переполнения, планировщик становится громоздким.
• Сложно создавать резервные копии информации.
• Другие люди не могут получить доступ к вашей информации.
• Вы можете просматривать одновременно только один экран или окно; сложно получить общий обзор.
• Неудобно обращаться к архивной информации.
• Ниже скорость обращения к данным. 

Даже если вы относитесь к людям зрительно-осязательного типа, вы можете решиться совершить путешествие в мир электронных планировщиков в том случае, когда другим людям необходим быстрый доступ к вашему расписанию или графику работ. Возможно, компания, в которой вы работаете, потребует от вас пользоваться компьютерной системой планирования рабочего времени. Или, если вам приходится хранить слишком большой объем информации в своем блокноте или органайзере, вес и объем такого планировщика на основе бумажных бланков может оказаться для вас слишком большим. И наконец, вы можете предпочесть электронный планировщик по соображениям безопасности и конфиденциальности информации, поскольку его программные средства требуют введения пароля для получения доступа к вашим данным.

Если вы относитесь к людям зрительно-осязательного типа и собираетесь использовать электронный планировщик, вы можете научиться этому, но имейте в виду, что вам потребуются недели или даже месяцы, чтобы освоиться и чувствовать себя комфортно в работе с таким устройством или системой. Переходя от бумажной технологии планирования времени к электронной, лучше всего заранее побеспокоиться об адаптации программных средств электронного планировщика к вашим потребностям и предпочтениям. Задумайтесь о том, что именно вам нравится в вашем бумажном органайзере — как вы привыкли пользоваться им, какая форма представления информации вам удобна, — и затем посмотрите, можно ли настроить электронный планировщик так, чтобы его работа соответствовала вашему стилю мышления. Если вы выбираете из нескольких моделей, изучите каждую из них поподробнее, чтобы убедиться, что выбранный вами планировщик можно приспособить к вашей манере организовывать информацию. Если вы много передвигаетесь, вы захотите выбрать самый маленький из существующих органайзеров. Если ваша работа не предполагает частых разъездов, ваш инструмент для планирования может занимать столько места, сколько вам необходимо.

Планировщики на основе взаимозаменяемых бумажных бланков имеют самые разные размеры, от карманных до формата А4 (21 х 29 см). Вы должны учитывать две вещи: размах вашего почерка и объем записей, которые вы обычно делаете. Если у вас плотный график работы и вы должны параллельно отслеживать графики сотрудников, вам понадобится большой планировщик. Если вам требуется много места, но вы не хотите везде носить с собой слишком много бумаг, выберите планировщик с небольшим диаметром кольцевого механизма, и носите с собой только бланки на ближайший месяц. Выбирая программное обеспечение, проверьте свободное место на жестком диске своего компьютера и убедитесь, что его будет достаточно для запуска программы.