До начала переговоров решаются следующие процедурные вопросы:
- перечень участвующих в переговорах сторон;
- число участников делегаций и механизм привлечения дополнительных лиц;
- сроки, место и временные рамки переговоров;
- форма итогового соглашения;
- степень конфиденциальности;
- способы проверки достоверности информации, порядок обсуждения вопросов и разрешения споров;
- официальный язык.

Организацию переговоров обычно берет на себя одна из участвующих сторон или специально созданный комитет. Организационная подготовка начинается с определения времени и места их проведения. Обычно хозяином переговоров является их инициатор или третья сторона по взаимной договоренности. При выборе места переговоров принимается во внимание: отсутствие отвлекающих моментов, отрицательных ассоциаций для участников, удобство, комфорт, затраты на проведение, наличие дополнительных помещений, бытовые условия, уровень организации питания.

Переговоры на чужой территории полезны, так как можно получить дополнительную информацию о партнере, его фирме-агентстве недвижимости http://geldelo.ru/company. Однако здесь ощущается недостаток общей информации, не с кем проконсультироваться. С сильными партнерами лучше говорить там, где хочется им. Специалисты по переговорам утверждают, что нельзя сходу начинать работу в незнакомом месте. Чтобы чувствовать себя в дальнейшем комфортно, нужно сначала ознакомиться с обстановкой и указать хозяину на то, что не устраивает. Если предварительную разведку произвести нельзя, целесообразно прийти на встречу досрочно, чтобы осмотреться, изучить обстановку, что-то запомнить.

У себя место переговоров нужно готовить заранее с учетом своих интересов (но партнер также должен чувствовать себя комфортно, но в заботе о нем не следует переусердствовать). Затем формируются и заблаговременно доводятся до сведения партнеров конкретные составы делегаций. В них, как правило, должны быть включены:
1. Руководитель. Руководители всех делегаций должны иметь одинаковый ранг, что гарантирует их равное положение в переговорном процессе. Обычно руководителями делегаций бывают старшие должностные лица организаций, имеющие большой опыт и хорошо знающие общее положение дел, политику фирмы. Если переговоры носят специальный характер, делегацию может возглавить руководитель соответствующего подразделения.
2. Заместитель руководителя. Он необходим при большом объеме работы или для консультирования руководителя. В последнем случае заместителем назначается представитель высшего руководства или подразделения внешних связей.
3. Секретарь. Совместно с принимающей стороной занимается вопросами размещения делегации, ее хозяйственного и транспортного обслуживания, создания надлежащих условий работы, согласованием повестки дня, организацией ведения протоколов.
4. Эксперты. Участвуют в заседании рабочих групп, готовят предварительные тексты документов, консультируют руководителей и их заместителей.
5. Технические работники.

В состав крупных делегаций, обсуждающих важнейшие вопросы, могут также входить наблюдатели и лица, обеспечивающие связь с общественностью. Если встреча будет проходить в течение всей недели, лучше начать работу в понедельник на свежую голову; если один-два дня, то во вторник для облегчения адаптации. В пятницу переговоры недопустимы.

Организация приема делегаций. Обычно делегации прибывают к месту проведения переговоров заблаговременно. Это необходимо, чтобы нанести визиты местным властям, встретиться и предварительно обсудить интересующие вопросы с главами других делегаций, изучить на месте обстановку, познакомиться с документами, уточнить повестку дня и провести с учетом перечисленных моментов совещание делегации, например, в г. Геленджик http://geldelo.ru/gelendzhik.

Делегации в аэропорту или на вокзале обычно встречают специальные представители руководства принимающей стороны или Комитета по подготовке переговоров. Как правило, это лица, не имеющие отношения к переговорам, что снижает возможность случайной утечки информации. Если делегация достаточно большая, то все ее члены могут быть размещены в специальном комфортабельном автобусе. Это демократично и вполне отвечает духу времени. Если делегация небольшая или организаторы встречи желают придерживаться традиций, гостям предоставляются автомобили. Нужно помнить, что размещение людей в автомобилях традиционно подчиняется своим правилам.

В любом автомобиле наиболее почетным является место на заднем сиденье справа у двери (его занимает руководитель прибывшей делегации) и наименее почетным — рядом с водителем (на нем размещается встречающий). Место "N2" находится на заднем сиденье за водителем и место "N3" в центре. В семиместном автомобиле места "N4" и "N5" - откидные. Они предназначаются обычно для переводчиков или помощников руководителей.

Необходимо сделать еще несколько замечаний по данному вопросу. Обычно, если среди прибывших имеется женщина, независимо от ранга место "N1" уступают ей. Бывают ситуации, когда за рулем автомобиля находится не водитель, а встречающий. В этом случае принято, чтобы кто-то из прибывших (младший по рангу) сел с ним рядом на переднее сиденье. Однако это правило не действует, если другим членом делегации является женщина и ей придется в одиночку ехать сзади.

Прибывшую делегацию у входа в офис встречает личный представитель первого лица и проводит к нему в кабинет (тот встречает у двери кабинета). До начала переговоров руководители делегаций обмениваются документами, содержащими полномочия на их ведение и подписание соответствующих документов, а также решают вопросы о правилах и процедурах проведения переговоров (числе полномочных лиц, имеющих право выступать от имени делегаций, ведении протокола, правилах голосования, официальном языке, составе рабочих групп, порядке выступлений, форме подачи предложений, подготовке итогового документа и т. п.), связи с прессой и распространении официальных сведений.

Очень важно правильно определить повестку дня переговоров. Здесь должны быть предельно четкие формулировки, так как они определяют дальнейшие действия. Поиск пунктов для обсуждения и их порядка — новая проба сил. При этом можно определить границы требований и ;отступления. Накануне переговоров проводится совещание участников делегации для анализа и переоценки ситуации, уточнения стратегии и тактики, договоренности об условных знаках, разрядки психологической напряженности. Перед каждым участником ставится конкретная задача, например оценка члена другой команды.

Условия переговоров. Рассмотрим варианты организации проведения самого переговорного процесса. Существует два ее основных варианта: переговоры проводятся в специально предназначенном для этого помещении (комнате переговоров), или в кабинете хозяина. Каждый вариант имеет свои достоинства и недостатки. Рассмотрим их подробнее.

В специальном зале изначально создается необходимая переговорная обстановка: подбирается соответствующая мебель, варианты освещения (верхний и боковой свет, разное сочетание которых позволяет воздействовать на настроение), окрас стен (предпочтительнее темный). Это позволяет создать комфортную обстановку, во многом облегчающую общение. Такая обстановка в равной степени удобная и хозяевам, и гостям, но ее "нейтральность" осложняет сторонам получение некоторых преимуществ, которые появляются при переговорах в кабинете.

У хозяина кабинета существует эффект "родных стен" (привычная обстановка, удобная прежде всего ему, возможность использовать некоторые приемы легкого давления). В то же время, определенный выигрыш получает и гость. Дело в том, что кабинет— "визитная карточка" его хозяина. При его внимательном изучении, особенно различных мелочей, можно почерпнуть много дополнительной информации о партнере, а порой найти и ключ к успеху. И этим обстоятельством нельзя пренебрегать.

Порядок размещения участников переговоров. Если встречаются две делегации, они могут размещаться двумя способами.
Друг против друга за общим столом. В центре его длинной части занимают места руководители. Справа от них — заместители; слева (при необходимости) — переводчики; в торцевых частях — секретари. Иногда руководители занимают места у начала стола; переводчики рядом с ними в торце. В креслах за журнальными столиками. Руководители при этом сидят на диване, а переводчики (если они есть) сзади них.

В любом случае каждому участнику делегации необходимо предусмотреть табличку с фамилией и названием фирмы, письменные принадлежности. На столах может стоять: минеральная и фруктовая вода, перевернутые стаканы на подносе, пепельницы для курящих (курят, если это делают руководители и не возражают соседи). Все предметы группируются вместе. Через час после начала переговоров могут быть поданы кофе, чай, сухая выпечка.

Важное значение имеет посадка людей за столом. Этот вопрос возникает, когда стороны отступают от описанного выше "протокола", например, беседуют в кабинете один на один. Так, для людей, занятых дружеской беседой, предпочтительнее всего угловое расположение за столом. Стол в этом случае не делится на "территории", но угол служит частичным прикрытием. Такая позиция позволяет зрительно контактировать, жестикулировать, наблюдать за жестами и движениями партнера.

Для совместной полуофициальной работы двух лиц можно использовать так называемую позицию делового взаимодействия. В обе описанные позиции легко ввести третьего человека — эксперта, переводчика и т. п. В то же время, если отношения между участниками переговоров официальны или натянуты, они могут занять так называемую оборонительную позицию, то есть друг напротив друга. Такая позиция психологически настраивает участников на отстаивание любой ценой своей точки зрения, порождает атмосферу соперничества. Объясняется это тем, что стол в данном случае оказывается барьером, разделяющим "суверенные" территории.

Разговор в такой позиции может быть только кратким и посвящаться, в основном, специальным вопросам, поэтому на переговорах ее лучше избегать и, если она сложилась, по возможности "взломать". Делается это следующим образом: хозяин придвигает к себе материалы, принесенные гостем, или наоборот — предлагает ему взять свои. Такой жест является сигналом перехода участников переговоров в позицию делового взаимодействия или угловую. В заключение необходимо заметить, что люди, не желающие принимать участия в разговоре (на переговорах такового, конечно, быть не может!) занимают так называемую независимую позицию.

Нужно иметь в виду, что на успех переговоров в немалой степени оказывает влияние мебель. Для создания психологического комфорта необходимо, чтобы все участники находились в равном положении (по крайней мере лица одного ранга). Поэтому стулья (кресла) должны иметь одинаковую высоту сиденья и спинки, ибо в противном случае легко создается впечатление, что одна сторона имеет преимущество по сравнению с другой. И наоборот, если неравенство хотят подчеркнуть, гостям предлагают стулья (кресла) с более низкими сиденьями или спинками, чем у хозяев.

На атмосферу переговоров влияет также форма стола. Не зря издревле подчеркивалось, что их нужно проводить за круглым столом (всем знакомо понятие "рыцари круглого стола"), поскольку именно так ведут разговор лица равного социального положения, имеющие право на одинаковое пространство. Это снижает конфликтность и помогает быстрее заключить соглашение.

Считается, что квадратный стол создает обстановку соперничества, порождаемую неравенством в общении участников (более активное взаимодействие за таким столом происходит с лицом, сидящим справа). Поэтому квадратный стол пригоден лишь для краткой беседы. Прямоугольный (или овальный) стол, где одна сторона заведомо длиннее другой, также ставит участников переговоров в неравное положение. Главенствующее место здесь занимают лица, сидящие на торцах стола, причем особенно лицом к двери (он лучше других контролирует ситуацию).