Все статьи

ЭЛЕКТРОННЫЕ ОРГАНАЙЗЕРЫ <<---  --->> продолжение

Изучение тайм-менеджмента необходимо для того, чтобы больше успевать, более эффективно использовать имеющееся время. И тайм-менеджмент действительно помогает добиться желаемого результата. Каким образом это происходит? В общем благотворном влиянии тайм-менеджмента можно выделить две главные составляющие. Во-первых, вы учитесь лучше организовывать свои дела, более разумно распределять их во времени. А во-вторых, обнаруживаете резервы времени, которые до сих пор использовались не самым эффективным образом (или вовсе тратились бесполезно), и те помехи, которые мешают вам устраивать свою жизнь так, как вам бы хотелось. Если вы добросовестно вели учет своего времени и успели хорошо поработать над составлением расписания, то наверняка определили немалое количество «черных дыр» — минут и часов, потраченных бесполезно. Это и есть те скрытые резервы, которые вы можете перевести из графы «убытки» в графу «прибыль», добавив к своему полезному времени. Есть несколько секретов, позволяющих эффективно использовать то время, которое до сих пор уходило в никуда. По мере того, как вы будете всё лучше организовывать свою деятельность, вы обнаружите, как развиваются ваши творческие способности. Хорошо организованная жизнь дарит нам ощущение внутренней свободы. Когда вы чувствуете, что с ваших плеч исчезает груз неисполненных обязательств, незавершенных дел и нерешенных задач, у вас появляется возможность шире взглянуть на мир, глубже задуматься над вопросами, на которые раньше не хватало времени. Благодаря развитию творческого мышления вы сможете самостоятельно находить всё больше оригинальных решений — в том числе и тех, что имеют отношение к управлению вашими делами и вашим временем.

Время в пути. На поездки обычно уходит очень много времени, и, как правило, все эти часы списываются именно в графу «расходы». Попробуем изменить ситуацию. Для достижения поставленной цели — сократить «дорожные расходы» — нужно выделить и решить несколько задач. Речь идет о том, чтобы сделать необходимые поездки действительно результативными. Если вы ездили по важному делу и дело это выполнили — имеется хоть какой-то результат, хотя времени, потраченного на дорогу, конечно, жаль. А вот если, преодолев значительное расстояние, вы оказались перед запертой дверью (приехали не в приемные часы, или нужного вам человека не оказалось на месте) или добилась результата, но лишь после изматывающего душу ожидания в очереди — ваши временные потери (и сожаления по этому поводу) многократно увеличиваются. Поэтому, заранее планируйте свои поездки (уточняйте режим работы интересующих вас учреждений и людей, договаривайтесь о встрече в определенный час и т. п.). Впрочем, это правило соблюдает, пожалуй, большинство из нас — оно вполне очевидно. Следующая задача, несмотря на примерно такую же очевидность, часто оказывается более трудной.

Составив расписание на предстоящую неделю, посмотрите на него критически и задумайтесь: действительно ли вам так необходимо совершать все деловые поездки, которые вы запланировали? Возможно, вы действовали по привычке. А теперь попробуйте взглянуть на эту привычку свежим взглядом и задайте себе несколько вопросов по поводу каждой из поездок. Нельзя ли решить некоторые вопросы без личной встречи — по телефону или электронной почте? Нельзя ли поручить некоторые поездки кому-то другому (разумеется, без ущерба для дела и для расписания этого другого)? Может быть, есть возможность обратиться в службу доставки? А некоторые деловые встречи перенести с территории партнера или клиента на вашу территорию? После того, как вы ответите на эти вопросы и в результате наверняка избавитесь от некоторого количества лишних поездок, постарайтесь более рационально распределить по времени оставшиеся.

Вооружившись картой города, тщательно спланируйте те поездки, которые в любом случае придется совершить. Помните, привычка может привести к серьезным потерям драгоценного времени! Возможно, визиты, запланированные на разные дни, на самом деле можно совместить, проложив удобный маршрут от одной точки назначения до другой? Скорректировав таким образом свое расписание, вы выполнили второе правило: по возможности сокращайте количество поездок, оставляя лишь действительно необходимые. Следующая задача тоже очень проста. Для того чтобы время было потрачено не впустую, к поездке нужно подготовиться. Помимо уточнения расписания и приемных часов «принимающей стороны», вам нужно подготовить необходимые документы, продумать план беседы и т. д. Если вы едете в какое-то место впервые, заранее посмотрите карту и / или уточните у знающих людей, как быстрее всего добираться в нужное вам место. Подумайте и о том, какой вид транспорта окажется в данном случае наиболее подходящим. Если вы привыкли всегда и всюду ездить только на своей машине, убедитесь, что и на этот раз такой способ передвижения оптимален. Если ехать придется в однозначно «пробочное» время, по перегруженным транспортом улицам, не лучше ли прокатиться на метро. А может быть, и вовсе можно пройтись пешком.

Итак, третье правило таково: подготовьтесь к поездке; выберите оптимальный маршрут и вид транспорта. Но не нужно забывать и про обстоятельства «внутренние». В какое время вам выгоднее совершать поездки? Вспомните о биоритмах, о подъемах и спадах своей работоспособности. Постарайтесь (в тех пределах, в каких это зависит от вас) планировать поездки таким образом, чтобы они не «захватывали» периодов наиболее плодотворной вашей деятельности. Если вам лучше всего работается во второй половине дня, то, разумеется, по делам лучше поездить утром. Если утро как раз занято увлеченной работой, то к середине дня вы можете почувствовать некоторый упадок сил — и здесь смена деятельности, поездка или даже пешая прогулка могут оказаться весьма кстати, чтобы проветриться и отдохнуть. Словом, по возможности соблюдайте четвертое правило: планируйте поездки на наиболее выгодное для вас время. Но, как бы разумно вы ни составляли свое расписание, остается еще и само время, проведенное в пути. Оно пока что является «черной дырой», но и это нетрудно исправить. «Дорожное» время можно и нужно наполнять ценным содержанием! Самое простое, что можно предложить, — это, конечно, чтение (если вас возит общественный транспорт). Если вы за рулем, то читать, само собой, не сможете, но зато у вас есть возможность слушать. Так что вы можете, например, изучать в пути иностранный язык, прослушивая обучающие записи. Разумеется, именно во время пути вы можете продумывать свои цели и задачи, заниматься планированием и составлением расписания (только не забудьте потом, по прибытии в пункт назначения, записать результаты своих размышлений!). Итак, пятое правило рационального использования «дорожного» времени: наполните это время полезным содержанием.

Промежутки и перерывы. Планируя дела и составляя расписание, вы, прежде всего, распоряжаетесь своим рабочим временем. И как бы ни старался занятой человек уравновесить свою жизнь, выкраивая время не только для работы, но и для семьи, занятий спортом и прочими приятными и нужными вещами, все равно он может испытывать нехватку времени «для себя» — для каких-то незатейливых, но желанных занятий. Возможно, вы обратили внимание на то, что даже при более или менее тщательном хронометраже и вполне упорядоченном расписании какое-то количество времени остается у вас неучтенным. На протяжении всего дня то и дело обнаруживаются небольшие промежутки времени. Самый известный пример — время между утренним подъемом и выходом из дома. Чем вы занимаетесь на протяжении этого часа? Между прочим, многие люди не могут точно ответить на этот вопрос: минуты сразу после пробуждения, время утренних сборов подернуты каким-то туманом. Некоторые люди умеют собираться быстро и четко, совершая только необходимые действия и не задерживаясь на одном месте: умылся, оделся, позавтракал — и вперед, навстречу новому трудовому дню. Но таких людей меньшинство. Гораздо чаще люди по утрам двигаются медленно, не сразу соображая, что именно собирались сейчас сделать, блуждают по квартире с рассеянным взором, долго пьют кофе... И, что немаловажно, благие намерения «взять себя в руки и собираться утром побыстрее» почему-то крайне редко воплощаются в реальные перемены. Многое можно изменить в себе, в своих привычках — но час (или хотя бы полчаса) после пробуждения остается некой «заветной территорией», неподвластной перестройке. Так и смиритесь с этим! Вместо того чтобы упрекать себя за утреннюю вялость и тратить силы на бесплодные попытки «исправиться», смиритесь с тем, что первый час нового дня у вас — нерабочий, и подумайте, что хорошего вы можете извлечь из этого отрезка времени. Вы с удивлением обнаружите, что, несмотря на сонливость и вялость, успеть можно многое. Прежде всего, можно освоить несколько упражнений «для ленивых» — из тех, что выполняют прямо в постели, еще не до конца проснувшись. Это может стать прекрасным началом дня для всех, кому трудно проснуться. Несколько «потягушек» в положении лежа — и вы уже чувствуете прилив энергии. Можно во время сборов послушать музыку или аудиокнигу, одним глазом посмотреть утренние новости по телевизору. Если вы точно знаете (на основании предшествующего «печального» опыта), что в любом случае просидите за столом с чашкой кофе в руках не меньше двадцати минут, — запаситесь книжкой или газетой. Вы все равно тратите это время — скорее всего, на упреки, адресованные себе, любимому: «Ну сколько можно сидеть? Время уходит! Вставай сейчас же!» И все равно не можете заставить себя подняться со стула. Что ж, признайте этот факт: так, видимо, устроены ваши внутренние часы, таково правило работы вашего организма. Он нуждается в этих двадцати минутах неподвижности в начале каждого нового дня.

В ваших силах использовать это время с толком: читайте, медитируйте, размышляйте. И не отвлекайтесь каждую минуту, чтобы посмотреть на часы и ужаснуться — ах, сколько времени прошло! Оно же не просто так прошло, не впустую — вы заняты нужным или, по крайней мере, приятным делом. Вот и занимайтесь на здоровье. Через двадцать минут вы поднимитесь со своего любимого стула совсем с новым чувством — не вины за собственную леность, а с приятным ощущением: день-то уже начался, вы только-только встали, а уже успели что-то сделать! Равным образом вы можете использовать с толком и те промежутки «пустого» времени, которые возникают на протяжении дня. Взять тот же перекур — классический символ безделья и отлынивания от дел на рабочем месте. А сколько всего можно успеть за время большого обеденного перерыва! Помимо уже предложенных занятий вы можете, например, пригласить на обед кого-нибудь из сотрудников или партнеров, чтобы обсудить важные вопросы. Или встретиться с приятелем, которого вы давно не видели. Может быть, «серьезный» прием пищи в середине дня вам вообще не нужен, и вы ходите обедать только по привычке, потому что «так положено». Нет ли у вас возможности и желания провести этот свободный час как-то иначе? Если, например, в двух минутах ходьбы от вашего офиса расположен бассейн, не попробовать ли заменить обед плаваньем? Если это соответствует вашему личному графику работоспособности, можно и вовсе отказаться от обеденного перерыва, получив взамен возможность на час раньше покидать рабочее место по вечерам. Главное — не идти на поводу у сложившихся привычек, трезво и критически рассмотреть каждую из них, задаваясь вопросом: «Как еще я могу использовать это время?»

Время ожидания. Каким бы прекрасным не было ваше расписание, иногда вы все-таки будете попадать в ситуации, когда приходится чего-то ждать. И это время можно использовать с немалой выгодой для себя. Главная трудность здесь состоит в том, чтобы суметь расслабиться и переключиться с переживаний по поводу «пустой траты времени» на полезную деятельность. И, возможно, самое полезное занятие из тех, что можно «назначить» на это время, — обучение релаксации, то есть, мышечному и психическому расслаблению. Вам придется исходить из тех возможностей и тех условий, которые имеются в вашем распоряжении. Проблему подходящей музыки легко решить с помощью плеера и наушников. Мышечная релаксация — не физкультура, поочередно расслаблять мышцы можно незаметно для окружающих, так что вы не привлечете к себе ненужного внимания. Единственным условием, необходимым для эффективного использования времени ожидания, является следующее: вы должны правильно сформулировать свою задачу.

«Путь в тысячу ли начинается с одного шага», — сказал китайский мудрец. Предположим, у вас есть важная задача или даже крупная стратегическая цель, и, несмотря на все усилия по планированию, вы не удовлетворены темпами, которыми вы приближаетесь к исполнению задуманного. Времени, отведенного для работы над этой важной задачей, вам все равно не хватает. Где искать дополнительные возможности для решения задачи? Они у вас под рукой. Это отдельные минуты, крошечные перерывчики, совсем небольшие зазоры между прочими делами. Не отвергайте их с презрением, полагая, что эти песчинки времени не могут быть полезны в выполнении вашей Важной Задачи. У вас есть некий план действий, необходимых для выполнения задачи, но осуществление этого плана требует довольно крупных «порций» времени. А вы, помимо уже привычного планирования, подумайте еще какие мелкие, совсем  непродолжительные действия могут помочь вам приблизиться к цели. Для того чтобы маленькие промежутки времени были использованы с толком, нужно, прежде всего, помнить о том, что это возможно. Иными словами, нужно помнить о своей Важной Задаче, нужно быть готовым в любой подходящий момент совершить что-нибудь, направленное на ее решение. Для этого подготовьте себе «напоминалки», что-нибудь вроде листочка с соответствующим призывом, приклеенного на видном месте. Такой подход к использованию кратких промежутков времени имеет, по крайней мере, два серьезных достоинства.

Во-первых, вы не даете впустую пропадать минутам: вроде бы, одна, две или даже пять минут — пустяк, но именно из них складываются довольно значительные «порции» полезного или, наоборот, бесполезного времени. Во-вторых, эта «мелочевка» поддерживает вашу мотивацию, оптимизм и уверенность в успехе. Вы видите — вот сделан еще один, пусть и крошечный, шаг в нужном направлении, вот удалось еще немного приблизиться к цели. Реализация глобальных планов растянута во времени, и немало воды утечет, прежде чем вы получите возможность «пощупать» результат. А при выполнении мелких дел, требующих минимальных затрат времени, вы практически сразу можете оценить результат и почувствовать, что вы действительно совершили нечто полезное.

Правило 80/20. Еще в девятнадцатом столетии итальянский экономист Вильфредо Парето сформулировал принцип, который сегодня является одним из краеугольных камней тайм-менеджмента. Парето утверждал, что отдельные малые части некоего множества обладают гораздо большей значимостью, чем можно было бы предположить, учитывая их относительно малый вес в этом множестве. В рамках тайм-менеджмента правило «80/20» означает следующее: 20 % времени обеспечивают 80 % успеха. Остальные 80 % времени приносят всего лишь 20 % успеха. Это крайне важное правило. Предположим, для достижения цели вы сформулировали десять задач, которые, как вам представляется, необходимо решить. Так вот, два  выполненных дела из этого списка обеспечат вам 80 % успеха, а остальные восемь — лишь 20 %! Из этого следует ценный практический вывод: определяйте именно те дела (условные 20 % от всех запланированных дел), которые в максимальной степени обеспечат вам успех. Учитесь выделять ключевые дела — те, что с наибольшей вероятностью приближают вас к успеху. Всё прочее обеспечит вам лишь небольшой процент результативности. Поэтому, приступая к решению той или иной задачи, к осуществлению какой-либо деятельности, начинайте с главного, а не с мелочей.

Если вы, просматривая свое еженедельное расписание, обнаруживаете, что на решение некой задачи у вас отводится в общей сложности десять часов, строго скажите себе: «Десяти часов у меня нет. Есть только два!» И попробуйте заполнить этот существенно сокращенный отрезок времени наиболее плодотворной деятельностью — выберите из десяти дел те два, которые имеют наибольшее значение для решения задачи. Скорее всего, вы обнаружите, что оставшиеся восемь, которыми вы поначалу пренебрегли лишь условно, в порядке эксперимента, на самом деле не являются такими уж необходимыми — более того, если не все, то большинство из них и вовсе не нужны. По крайней мере, их ценность столь мала (по сравнению с теми двумя, на которые вы выделили время), что ими с легкостью можно пренебречь. Тщательный анализ показывает, что, в полном соответствии с правилом Парето, 80 % наших занятий почти бесполезны — они приносят нам минимальный результат. И лишь оставшиеся 20 % действительно эффективны, именно этой доле своей занятости мы обязаны своим успехом. Постарайтесь почаще вспоминать об этом и, по мере возможности, избавляться от малозначимых дел.