Все статьи

ЭФФЕКТИВНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВРЕМЕНИ <<---  --->> продолжение

Работа с документами — рутинная ежедневная деятельность, как правило не относящаяся к числу приоритетных задач (то есть, не является необходимым шагом к осуществлению конкретной цели). Но и отменить это занятие невозможно. Зато можно навести порядок в делах и, придерживаясь разумной системы, существенно сократить потери времени при работе с документами. Сначала вам придется выделить довольно приличный отрезок времени для того, чтобы один раз устроить генеральную уборку: разобрать бумажные (и электронные) залежи, рассортировать бумаги по степени важности, по срочности и т. д. И, конечно, безжалостно избавиться от всего того, что месяцами (и годами) хранится «на всякий случай», но не представляет никакой реальной ценности. Четко определите назначение каждого ящика в своем письменном столе. Теперь при ежедневном разборе новой корреспонденции вы обязательно будете сразу же сортировать полученные документы и раскладывать их «по полочкам» (по ящичкам, папочкам, конвертикам.

Не забывайте в конце недели проверять содержимое «самого нижнего» ящика (в который вы убираете все не слишком важные бумаги) и перемещать всё лишнее в мусорную корзину. Часто у людей просто не поднимается рука выбрасывать документы, хотя в глубине души они знают — эти бумаги не понадобятся им никогда. Что ж, в этом случае вполне можно использовать тот же принцип, что заложен в ваш компьютер. В компьютере есть «корзина»— папка, в которую попадают удаленные вами файлы. Но в случае необходимости вы можете восстановить документ, вдруг оказавшийся нужным, извлечь его из «корзины». А можно очистить эту папку, окончательно удалив из нее те файлы, к которым вы ни разу не возвращались за последние сто лет... Заведите себе такую «временную мусорную корзину» — например, достаточно вместительную коробку, специально для тех бумаг, которые надо бы выкинуть, но почему-то жалко. Держите ее где-нибудь за шкафом, а раз в год перетряхивайте. Наверняка вам легче будет окончательно избавиться от бумаг, которые пролежали за шкафом целый год, а вы так ни разу о них и не вспомнили!

Для того чтобы работа с документами не превратилась в безнадежные попытки выбраться из-под завалов, нужно один раз продумать порядок этой работы, организовать некую систему — и придерживаться ее в дальнейшем. Распределите документы по нескольким категориям, определите ящик или полку для каждой из них. Решите, с какой периодичностью вы будете проверять бумаги, избавляясь от «залежавшихся» и ненужных документов. Получая ежедневную почту, сразу же сортируйте эти новые бумаги по степени важности. То, что очевидно не требует вашей немедленной реакции, можно откладывать в соответствующую папку и читать в минуты отдыха, во время перекуров или обеденного перерыва. Еще одно очень важное и полезное правило: каждую бумагу берите в руки только один раз! Это не всегда возможно, но именно к этому надо стремиться. Если вы получили документ, требующий от вас каких-то действий, не откладывайте его в сторонку до тех пор, пока не появится возможность выполнить эти действия. Разбирая вновь поступившие документы, не отступайте от этого золотого правила: прочитав бумагу, примите решение — важна ли она. Если нет — немедленно отправляйте ее в мусорную корзину (или «временную мусорную корзину», или ящик для второстепенных дел. Если да — также немедленно действуйте.

Разумеется, не всегда возможно приступить к делу безотлагательно. В этом случае постарайтесь сделать сразу же хотя бы один маленький шаг — например, просто продумать, как именно вы будете выполнять предстоящее дело. Если вы не приложите каких-то, пусть совсем незначительных, усилий к тому, чтобы дело было исполнено, оно так и не сдвинется с места — по крайней мере, до тех пор, пока не превратится в «горящее». И вот тогда вам придется хвататься за него в ущерб другим своим делам. Итак, с одной стороны, вы должны стараться не перегружать себя малозначимыми или вовсе ненужными делами (и документами), с другой — по возможности без промедления выполнять дела важные. Не все письма требуют именно вашего ответа: возможно, вы можете лишь набросать тезисы и отдать их опять-таки секретарю, а он составит полный текст и отправит письмо. Не все дела должны выполнять именно вы, даже если вы были получателем соответствующих документов-распоряжений. Подумайте, кому вы можете поручить то или иное дело, и избавьтесь таким образом от лишнего груза. Не берите на себя больше, чем можете выполнить!

Время для сна. Наверняка вы, как и большинство занятых людей, страдаете от недосыпания и часто жалуетесь на нехватку времени для сна. А между тем многие врачи утверждают: большинство людей тратит на сон больше времени, чем это необходимо с точки зрения физиологических потребностей! Дело-то не в количестве, а в качестве сна. Можно проспать десять часов, а проснуться разбитым, измученным, нисколько не отдохнувшим. На свете есть немало людей, которые тратят на сон не более пяти часов в сутки — и при этом они прекрасно себя чувствуют, плодотворно работают и успевают во много раз больше, чем «сони». Во-первых, учитесь спать правильно. Во-вторых, попробуйте постепенно сократить время сна — хотя бы в порядке эксперимента. Если результат окажется положительным, вы не почувствуете себя хуже, то приобретете дополнительное количество полезного времени, которое сможете потратить на важные и необходимые дела. Что это значит — научиться спать правильно? Люди спят для того, чтобы отдохнуть, восстановить силы, запастись энергией для предстоящего дня. Но всякий ли сон отвечает этим задачам, всегда ли мы действительно отдыхаем во сне и восстанавливаем силы? Увы, это далеко не так. Ведь перегруженные работой люди чаще всего падают спать лишь тогда, когда уже просто не могут заставить себя продолжать бодрствовать.

Мало кто специально думает о том, как организовать  свой сон. Организму приходится буквально силой настаивать на своих правах, и сон человека, думающего только о делах и нехватке времени для работы, больше всего похож на «аварийное отключение». Но отсутствие подготовки ко сну, правильного настроя на отдых приводит к тому, что сон оказывается бесполезным: утром вы оказываетесь далеко не в лучшем состоянии, и все повторяется вновь — работа на износ до позднего вечера, литры кофе и попытки «удержаться на плаву», поздно ночью — «провал» в тревожный сон, не приносящий желанного отдыха... Большинство людей пытаются компенсировать постоянную нехватку сна и усталость, отсыпаясь в выходные дни. Но это не улучшает ситуацию: в субботу и воскресенье мы спим больше, чем требуется, теряем время, лишая себя возможности провести выходные более или менее активно и насыщенно. Но и этот сон почему-то не восстанавливает наших сил в той мере, в какой нам хотелось бы. Вывод напрашивается сам собой: не стоит пускать дело на самотек, просто позволяя собственному организму «выключаться» на пике усталости, и уж тем более нельзя бороться с собой, лишать себя возможности отдохнуть.

Для того чтобы избавиться от усталости и восстановить силы нам необходимо расслабление. Сон — правильный сон! — как раз и выполняет эту важнейшую функцию: во время сна человек освобождается от мышечного и психического напряжения и таким образом накапливает новый запас энергии. Проваливаясь в сон на пике переутомления, вы не даете своему организму возможности расслабиться: во время сна ваши мышцы по-прежнему напряжены, а мозг продолжает лихорадочно, но без пользы трудиться над теми дневными проблемами, которыми вы его загрузили. Относитесь ко сну серьезно и уважительно. Возьмите себе за правило готовиться ко сну. Открытая форточка, удобная постель (без «купеческих» перин и огромных мягких подушек!), свежее постельное белье, свободная пижама, выключенный свет и телефон — это необходимые условия для хорошего сна. Но подготовка ко сну не исчерпывается организацией соответствующих внешних условий. Вы должны настроиться на сон — снять мышечное и психическое напряжение. Освоить хотя бы несколько упражнений на релаксацию не слишком сложно. Сложнее приучить себя действительно выполнять их всякий раз перед отходом ко сну. Тем не менее такая подготовка должна стать неотъемлемой частью вашего режима— в противном случае часы, потраченные на сон, будут оставаться часами напрасно потраченного времени. Техника мышечной релаксации, дыхательные упражнения, медитация — это то, что плавно подведет вас к погружению в сон. И вот этот сон будет действительно здоровым, он в полной мере исполнит свои функции — вы действительно отдохнете и восполните запасы энергии.

Немалое значение имеет и время, в которое вы ложитесь спать и просыпаетесь. Здесь, конечно, существуют довольно значительные индивидуальные различия. Еще раз убедитесь, что привычный вам режим соответствует вашим естественным биоритмам. Не заставляете ли вы себя насильно быть «совой». Возможно, погрузившись в сон «по всем правилам» (настроившись на полное расслабление), вы проснетесь в пять утра. Не заставляйте себя засыпать снова! Очень многие люди утверждают, что раннее утро — время наивысшей работоспособности, по-настоящему «золотые» часы, когда деятельность оказывается наиболее плодотворной. К сожалению, еще большее число людей об этом не знает — просто потому, что не было случая проверить этот факт. Научившись грамотно готовиться ко сну, освоив приемы релаксации, вы сумеете существенно сократить продолжительность необходимого сна.

Время для безделья. Начав учитывать свои временные расходы и контролировать деятельность в соответствии с идеями тайм-менеджмента, вы приобретаете возможность успевать больше, чем прежде. Но чем больше вы работаете (конечно, при условии, что ваша работа плодотворна и приносит вам удовлетворение!), тем больше вам хочется работать. Но слишком тщательное, жесткое планирование, не оставляющее никаких «лазеек», никаких свободных отрезков времени «для безделья», может вновь превратить вас в уставшего, задерганного и ничего не успевающего человека! Отдых так же необходим для достижения успеха, как и работа. Стремление «использовать с толком каждую секунду» может привести вас к нервному истощению. В попытках успеть как можно больше люди читают во время еды, берут с собой ноутбук, отправляясь на пляж, ведут переговоры по мобильному телефону во время семейного ужина... В конечном итоге, это не повышает общей эффективности, не приносит каких-то особенно ценных результатов, но лишает жизнь столь необходимого равновесия. Позвольте себе время от времени ничего не делать: просто ужинать, просто загорать, любоваться закатом или наблюдать за полетом птиц... У каждого делового человека должны случаться время от времени такие вот минуты (и пусть даже часы) полного расслабления, освобождения от ежедневной «полезной деятельности».

Как ни странно, люди, умеющие иногда отключаться от дел и предаваться «безделью», в конечном итоге успевают сделать намного больше, чем те, кто не дает себе права на отдых. «Время для безделья» — это время восстановления сил, а также бессознательной, но бесценной творческой работы. Пока вы расслабляетесь и отдыхаете, ваш мозг продолжает работать. Но, благодаря предоставленной свободе, он может сейчас заняться «обработкой» тех задач, которые вы еще не ставили перед собой осознанно, а лишь наметили мимоходом. Свободно всплывающие ассоциации, «игры разума», не ограниченные рамками конкретной задачи, требующей немедленного решения, в результате дарят нам неожиданные, свежие и оригинальные решения, новые идеи — все то, что непременно требуется для достижения настоящего успеха.

Теперь у вас есть план распределения времени — расписание, которое отражает идеальное равновесие между различными видами вашей деятельности и ваши приоритеты. Как вы на самом деле заставите его работать в реальном мире? Выбранные вами виды деятельности всё еще выглядят слишком обобщенно. В масштабах одного дня вам нужно конкретизировать каждый из этих видов деятельности. Эти конкретные решения и есть ваши повседневные задачи и дела. Ежедневно вы сталкиваетесь с огромным количеством возможностей и альтернатив, из которых должны выбрать то, что будете сегодня делать. Есть дела, которые вы хотите сделать, и дела, которые вы должны сделать. Кроме запланированных задач каждые несколько минут вас отвлекают неожиданные занятия: письма, пришедшие по электронной почте, телефонные звонки, незваные посетители. Что бы вы ни предпринимали, в ходе реализации каждого из ваших проектов возникают непредвиденные сложности, порождая целый ряд новых задач и дел. Новые возможности и искушения подстерегают вас каждый раз, когда вы читаете очередной журнал, работаете в Интернете или ведете переговоры. Вас донимают не только внешние помехи — вы вступаете в борьбу с помехами внутренними (неожиданные повороты мысли, неожиданно возникшее побуждение отложить намеченное дело, желание потянуться или что-нибудь выпить). Учитывая все эти покушения на ваше время, как можно принимать верные решения о том, что именно делать и когда? Как придерживаться плана распределения времени, который вы так тщательно составляли?