ЧАСТЬ III. РАЗДЕЛ VII. ГАРАНТИИ и КОМПЕНСАЦИИ
Глава 24. ГАРАНТИИ при НАПРАВЛЕНИИ РАБОТНИКОВ
в СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ,
ДРУГИЕ СЛУЖЕБНЫЕ ПОЕЗДКИ
и ПЕРЕЕЗДЕ на РАБОТУ в ДРУГУЮ МЕСТНОСТЬ

Статья 168. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.    

Комментарий.
1. В части 1 комментируемой статьи установлены расходы, которые работодатель обязан возмещать работнику при направления в служебную командировку. К ним отнесены:
– расходы по проезду;
– расходы по найму жилого помещения;
– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
При возмещении расходов следует помнить, что в ст. 264 НК РФ установлен порядок отнесения сумм возмещения командировочных расходов к расходам, связанным с производством и (или) реализацией при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации.
К ним отнесены расходы:
– на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
– по найму жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номерах, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами;
– суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;
– на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
– консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
С 1 января 2003 г. постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 определены размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для организаций, финансируемых из федерального бюджета.
2. В части 2 комментируемой статьи установлено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Следует учитывать, что нормативные правовые акты, устанавливающие размеры возмещения расходов при направлении в служебную командировку, для работников учреждений бюджетной сферы носят обязательный характер, а для работников, работающих в учреждениях с иными организационно-правовыми формами собственности, – рекомендательный характер.
Обычно работник самостоятельно выбирает вид транспорта, на котором он будет добираться до места командировки и обратно. Вместе с тем в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации допустимо вводить ограничения при выборе вида транспорта. Расходы по проезду возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
– железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
– водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
– воздушным транспортом – в салоне экономического класса;
– автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).
При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещение производится в размере минимальной стоимости проезда:
– железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
– водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
– автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.
Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 “О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета” установлены нормы расходов по найму жилого помещения: 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих расходы, – 12 руб. в сутки. Это минимальные (гарантированные) нормы расходов. Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках за пределы РФ определены приказом Минфина России от 04.03.2002 № 15н “Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран” (в ред. от 02.08.2004).
Расходы по найму жилого помещения возмещаются только по фактическим расходам, которые должны быть подтверждены соответствующими документами. Расходы по найму жилого помещения возмещаются только за период пребывания работника в командировке. Если работник по окончании срока командировки, указанного в приказе (распоряжении) и в командировочном удостоверении, не выехал из жилого помещения (гостиницы, отели, пансионаты, общежития или жилые помещения, арендованные у юридических или физических лиц), то расходы по его найму за соответствующие дни не оплачиваются. Расходы по найму жилого помещения должны возмещаться и в том случае, когда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного места жительства, но при этом остается в месте командировки. Расходы по найму жилого помещения направленными в командировку работниками в пределах установленных норм включаются в расходы, связанные с производством и (или) реализацией при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации, а за пределами этой суммы возмещаются за счет прибыли организации. Если работник к месту командировки добирался с заездом в иное место (например, заезжал к родственникам) или после окончания командировки ехал не к месту постоянной работы, то оплата расходов по такому проезду может не производиться, а если и будет производиться, то только в сумме, равной стоимости проезда к месту командировки или, соответственно, постоянной работы. 
Работник имеет право выехать в командировку на личном автотранспорте. В этом случае возмещению подлежат расходы на топливо. При этом такое возмещение расхода на топливо должно быть в обязательном порядке предусмотрено в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку. Возмещать расходы на топливо следует на основании представленных чеков или квитанций. Расход топлива необходимо учитывать только исходя из расстояния до места командировки и обратно по путевому листу. За период пребывания в командировке, включая время в пути, работнику выплачиваются суточные, размер которых на основании постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 составляет 100 руб. в день. Нормы суточных, сумма которых включается в расходы, связанные с производством и (или) реализацией при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации, устанавливаются Правительством РФ. С 1 января 2006 г. норма суточных установлена постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 “Об установлении Норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией” и составляет за каждый день нахождения в командировке:
– на территории РФ – 100 руб.;
– за пределами РФ – в размере, установленном приложением к постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 № 93;
– в краткосрочной командировке за пределами РФ – в размере, установленном приказом Минфина России от 12.11.2001 № 92н.
При направлении работника в командировку за пределы РФ суточные по нормам, установленным для командировок за пределами РФ, выплачиваются со дня пересечения границы при выезде из РФ и до дня пересечения границы при обратном въезде в РФ, а за остальное время – по нормам, установленным для командировок в пределах РФ.
Суточные в большем размере могут устанавливаться за счет прибыли организации. Суточные не выплачиваются, если работник, имея возможность, ежедневно возвращается к месту постоянного проживания. Рекомендуется решать вопрос о возможности возвращения работника к месту постоянного проживания отдельно в каждом конкретном случае с учетом дальности расстояния места постоянного проживания, условий транспортного сообщения, характера задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
С 1 января 2006 г. вступило в силу постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 “О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета”.
На основании постановления Совмина – Правительства РФ от 01.12.1993 № 1261 приказом Минфина России (по согласованию с МИД России) от 12.11.2001 № 92н с 1 января 2002 г. установлены размеры суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран. Размеры суточных установлены в долларах США и дифференцированы в зависимости от страны, в которую направляется работник. Нормы суточных при направлении в краткосрочные командировки из Российской Федерации и других стран установлены в более высоком размере, чем для работников загранучреждений РФ и других категорий работников при краткосрочных командировках в пределах страны, где находится загранучреждение.
Работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из России они выплачиваются по норме, установленной для командировок в стране, куда направляется работник, а со дня пересечения государственной границы при въезде – по норме, установленной для командировок в пределах РФ. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок в стране, в которую он направляется (письмо Минтруда России, Минфина России от 17.05.1996 № 1037-ИХ “О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу”). В данной части также предусмотрено, что направленный в командировку работник может понести и иные расходы. Та часть расходов, которые производятся работником с разрешения или с ведома работодателя, подлежит возмещению. Эта норма означает, что при направлении работника в командировку обязательно должно быть получено разрешение работодателя на дополнительные расходы в командировке, которые затем будут возмещены. Во избежание недоразумений такую норму лучше зафиксировать в приказе (распоряжении). Возможно и письменное обращение работника об осуществлении им в период командировки дополнительных расходов. При этом необходимо получить резолюцию, разрешающую произвести дополнительные расходы, так как это будет свидетельством о правомерности действий работника.
К расходам, произведенным работником, подтвержденным прилагаемыми к авансовому отчету документами, можно отнести, например, чеки магазинов, счета. К числу расходов, произведенных с ведома работодателя, можно отнести расходы, которые:
– вызваны интересами организации, например, для выполнения полученного задания – приобретение спецодежды, сырья, материалов, топлива и др.;
– вызваны интересами самого работника, например, расходы, связанные с приобретением справочной литературы, канцтоваров, возвратом или переоформлением проездных документов, и др.;
– произведены работником самостоятельно, но возможность таких расходов должна была быть работодателю известна, например, расходы по дополнительным транспортным расходам и др.
При осуществлении работником расчетов наличными средствами с другими организациями следует помнить, что в РФ предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 60 тыс. руб. (указание Банка России от 14.11.2001 № 1050-у “Об установлении предельного раз мера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке”).
В части 2 комментируемой статьи установлено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. В этих же актах могут быть отражены:
– срок и размер выдаваемого работнику так называемого аванса перед командировкой;
– отчет о расходовании этого аванса;
– порядок возвращения неизрасходованного аванса;
– должен ли работник сам купить проездной документ или работодатель обеспечит его этим документом;
– перечень и размеры допустимых дополнительных расходов с ведома работодателя;
– право работника отказаться от поездки в командировку, например, при невыдаче или несвоевременной выдаче денежных средств на командировку, срок возмещения понесенных работником расходов;
– и ряд др.
Не следует забывать, что увеличение размера суточных, расходов по найму жилого помещения, а также по проезду не должно вести к росту себестоимости выпускаемой продукции. В связи с этим рекомендуется в коллективных договорах, локальных нормативных правовых актах указывать источник, за счет которого повышаются командировочные расходы.
Специальные правила и нормы возмещения расходов установлены:
– для гражданского персонала федеральных органов исполнительной власти, привлеченного к выполнению задач по обеспечению правопорядка и общественной безопасности на территории субъектов РФ, расположенных в Северо-Кавказском регионе (постановление Правительства РФ от 15.01.2000 № 38);
– членов экипажей судов загранплавания морского флота российских судоходных компаний (распоряжение Правительства РФ от 01.06.1994 № 819-р);
– лиц, направляемых в командировки в очаги особо опасных инфекций (на основании указания Госкомсанэпиднадзора России от 28.07.1994 № 41);
– членов экипажей судов загранплавания Минтопэнерго России (на основании распоряжения Правительства РФ от 10.10.1994 № 1608-р);
– членов экипажей судов загранплавания речного флота (на основании распоряжения Правительства РФ от 25.10.1994 № 1685-р);
– членов экипажей судов загранплавания флота рыбной промышленности (на основании распоряжения Правительства РФ от 03.11.1994 № 1741-р;
– членов экипажей научно-исследовательских судов Российской академии наук за время нахождения в загранплавании (на основании распоряжения Правительства РФ от 10.07.1995 № 946-р);
– членов экипажей научно-исследовательских судов Министерства природных ресурсов РФ за время нахождения в загранплавании (на основании распоряжения Правительства РФ от 22.11.2000 № 1657-р).
– личного состава экипажей российских самолетов, выполняющих международные рейсы (распоряжение Правительства РФ от 01.11.1993 № 1944-р);
– работников Государственной ветеринарной службы РФ, направляемых в командировку для проведения работ по борьбе с особо опасными заболеваниями животных (постановление Правительства РФ от 03.02.1994 № 64);
– и ряд других.